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如何做好一场主题活动
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如何做好一场主题活动

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提出一个成功的活动主题并非易事,我们帮助你应对活动主题中的注意事项,并向专家请教他们的秘诀和建议。

虽然最初可能是零散的,但是主题清晰后,可以使活动策划的过程变得更容易,因为它们集中了想法并提供了思维的方向。一旦你有了一个主题,就可以围绕这个独特的想法,想出装饰,道具,背景和照明。仿佛它自己跑动起来了一样。

在这之前,你需要决定一个主题,这可能是非常棘手和不可避免的,因为你可能不知道从哪里开始。幸运的是,我们总结了一些在做出决定时要考虑的要素。


选择活动主题时要考虑的5件事

1.    活动目的

2.    参与活动的目标人群

3.    活动场地

4.    活动预算

5.    季节与气候

1.活动目的

为什么活动参与人会来到现场参与活动?在考虑主题之前,您应该能够回答这个问题,因为它将在一定程度上决定您所抛出的活动类型以及您想要达到的目标。一个筹款人可能需要不同的主题元素,而不是庆祝活动,所以确切地知道这个活动的目的是什么,将有助于为你减少一些主题范围,这样会使选择更容易。

 

2.参与活动的目标人群

谁是你的目标受众,你对他们有什么期待?他们可能会盛装打扮吗?如果你的主题是依靠服装,你会吸引你的目标人群按活动要求准备吗? 知道你的主题争对的是谁和年龄范围(以及其他参数)将有助于避免尴尬,没有必要为一个孩子的5岁生日举办一个复杂的历史主题!

 

3.场地

你需要多大的场地? 场地是室内还是户外,是否有限制性的使用要求? 场地的特色是否有可能补充活动特定主题概念? 例如,一座古老的历史建筑可能会增加活动的历史主题,而博物馆则可以是“博物馆之夜”等主题提供活动空间。在确立主题之前,应该考虑场地的选择,因为它可以帮助你勾勒出各种主题的可能性并刺激你的灵感。

4.活动预算

活动预算在全世界活动行业中都是一个需要考虑的大问题,有些主题预算过低,它们看起来将会是又低档又俗气。当然如果你有更多的预算,也就会有更多的主题选择,但同时你面临的成本也就更高,复杂的主题可能比紧凑的场地空间更昂贵。

 

5.季节与气候

虽然你的主题并不一定适合活动所处的季节,(事实上是可能会是一个反季节活动主题,例如在夏天做冬季仙境主题活动或冬天做夏威夷岛主题活动。)一定要注意天气的影响。知道了这一点,你既可以合并或避免某些主题,也可以在以前的想法中添加一些变化,例如,12月的露营主题将会被变为室内的活动主题。


来自专家的9个关于活动主题的建议

Ø  想想最终的目的

“选择一个成功的活动主题要归结到客户的活动目标上。它必须有意义,能够讲故事并传达特定的信息。主题不需要太过张扬,也不需要过于直白的,但它应该是一种暗示与隐喻,并能让它成为一种体验。它可以唤起参与人的感觉或情绪来感受故事。”

来自专家的9个关于活动主题的建议

Ø  想想最终的目的

“选择一个成功的活动主题要归结到客户的活动目标上。它必须有意义,能够讲故事并传达特定的信息。主题不需要太过张扬,也不需要过于直白的,但它应该是一种暗示与隐喻,并能让它成为一种体验。它可以唤起参与人的感觉或情绪来感受故事。”

了解用户

了解活动参与者的人群特征,客户的期望,以及能够在现场提供的服务——策划主题的过程将会变得简单,其结果将会是独一无二的。倾听与了解你的客户正在寻找和创造的东西!

——克里斯.科尼利奥,独立特别活动经理和制作经理。

 

Ø  活动印象

活动的视觉印象任然是重要的。我强烈建议把预算投在这个方面。给人留下深刻印象,不仅是Instagram(图片社交媒体)的价值(转发价值),而且也具有品牌推广价值。

——辛迪.扬,红天鹅绒活动的首席活动战略师,DMC全球合作伙伴。

 

Ø  添加一点令人惊讶的元素

活动中间插入一个揭幕式,快闪,或使用AR(增强现实)等刺激元素,以提高活动参与人的兴奋点。

——吉泽尔.巴尔塞洛,纽约宝石活动的活动管理顾问。

 

Ø  一切尽在细节中

从策划到执行任何细节都不能忽视…不管是迎宾,签到,现场家具,现场装饰,还是食物,娱乐,它们从活动一开始到结束,都在主题营造中起着各自的作用。主题的微妙暗示应该编织于整个项目中,从他们走进门那一刻起直到活动结束,所有的细节都是在为主题服务。而所有的这些细节加在一起,就是活动现场对主题的表达。

4个避免出现的错误

Ø  了解场地空间

主题应该是环境的补充,而不是与空间的斗争。没有什么比在传统的宴会厅里摆放超现代家具更糟糕的了。对活动空间进行评估,保持现有结构,尽量不改变现有的布局结构。理解客户为什么选择了一个特定的空间,然后确定如何使这个空间成为最好的,对于客户来说应该是关注的主要焦点。

———兰妮.特拉瑞克,CSEP活动执行主任,美高梅国际酒店集团活动服务商,国际酒店服务学院活动设计与制作讲师。

 

Ø  检查场地

仔细检查一下这个场地是否有良好的手机信号(听起来像是一个小细节,但如果你没有做到,这将会是客人们记得的一件事)。

——克里斯.科尼利奥,独立特别活动经理和制作经理。

 

Ø  礼物

每个人都喜欢礼物,但我是一个超级粉丝,只会提出实用的、对预算/品牌/活动目标有意义的礼物。我们每个人都已经有足够多的毫无意义的小玩意儿了,所以花点时间认真考虑一下你想送什么,让你的客人在结束后还能记得这场活动。

——辛迪.扬,红天鹅绒活动的首席活动战略师,DMC全球合作伙伴。

 

Ø  避免俗气

在进行活动的细节设计时,要有选择性,不然它会变得华而不实和俗气。比如开场的音乐,活动的流程,主题相关的道具,发给客人的互动道具如面具、帽子、眼镜、太阳镜等等。

——吉泽尔.巴尔塞洛,纽约宝石活动的活动管理顾问。

特别建议与提示

Ø  关注活动中的食品

利用活动食品区或古怪的菜肴来配合你的主题概念,一定会吸引活动的参与人拍照,也会是餐桌上或自助餐上有趣的话题。这个小的细节设计可以会产生很大的影响。

 

Ø  增加互动

可以让主题更具有沉浸感和增强与会者的体验感,比如一些参与性的活动,例如有道具和背景的主题拍照留影区,DIY手工区或互动性的娱乐表演等等。

———兰妮.特拉瑞克,CSEP活动执行主任,美高梅国际酒店集团活动服务商,国际酒店服务学院活动设计与制作讲师。

 

Ø  向上看

即使是较少的预算下,也请你记住天花板和空中装饰,因为它能显示你对细节的关注,让你的主题在现场更有说服力与关注力。悬挂,垂吊或天花板装饰可以填满一个场地空间使它感觉更小和更具亲密感。

创意

创造力让你从其他品牌中脱颖而出,让你更有市场,也更能被记住。传统和流行的主题概念可能是更安全的选择,尤其是如果你不确定客人会选择什么样的主题活动时,但这并不意味着你必须做出和其他所有人一样的选择,这样的选择通常会消失在市场上纷繁复杂的活动洪流中。尽管主题可能类似,但请加入你自己的想法做一些客人以前不会看到的内容。

 

Ø  随时记住品牌推广

通常情况下,活动策划者会被卷入到一个包罗万象的主题中,以至于他们忘记了与之相关的活动目的和品牌。永远不要忘记活动的客户或潜在的活动原因,并确保将品牌推广融入到主题之中。

坚持

不管你展示出来的是锐意进取还是低调,都要坚持你的主题,否则它就会显得缺乏热情和单调无味。不要只是添加了一些活动道具,就把它叫作主题,应该把一些思路和想法放到较小的细节上,并融入到更大的细节之中。也不要为了主题而主题化活动,这样反而让主题看起来是牵强而生硬。

 

Ø  知道什么不该做

避免在一些普通活动中的某些活动主题,例如政治或宗教,因为它经常被误解。某个人,某个地方一定会被冒犯,而这并不是你想要的活动带来的持久记忆。在活动中,还有一个结果叫负面影响!

 

Ø  低预算不等于没有主题

主题道具,专门的色彩和定做的产品都很棒,但它们会带来预算的压力!即使你有更多的预算支出,但可以采取一些简单的方法可以让你摆脱预算的泥潭,这样你就不需要大量的专业主题物料了。回顾一下你以前的活动中剩下的东西,并把它们打扮成适合你的主题。一个主题活动并不一定要等于昂贵。

 

Ø  灯光运用

灯光效果是改变场地氛围的一种独特方式,尤其是如果你的主题是依赖于色彩,或者有大量的场地空间需要被填充,那么灯光运用是一种最不具有场地侵略性的融合主题的方式了。

理解主题

这听起来很傻,但对于那些活动中涉及到的文化概念、年代信息、书籍内容或电影来说,你应该进行仔细的研究,以确保你得到正确的颜色,避免不准确,理解所有的主要特征或重要的概念。完全理解你的主题,你就能更好地把它传递给你的客人,因为如果你不这样做,他们就会和你一样困惑。

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结 语

一个活动主题并不一定要写在“你的脸上”,它可以是微妙地与活动联系在一起,但它们需要在被选择之前认真思考。记住,要始终考虑你想要达到的活动目标,以及如何在活动中运用各种细节将主题概念与品牌概念编织在一起,以获得奇妙的用户体验和许多有趣的内容呈现。


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